Mapear e documentar o inventário de dados pessoais levava semanas
sistema interno · compliance e proteção de dados · 2026
Levantar processos que tratam dados pessoais exigia alinhar diferentes áreas da empresa a cada linha de uma planilha de 24 colunas. Redesenhei essa coleta em um fluxo guiado, com cadastros padronizados para que a mesma coisa não ganhasse dois nomes, e um design system construído do zero junto com a interface. A primeira validação do protótipo com o jurídico levou a um ajuste de terminologia, e o fluxo final ficou em 10 etapas.
- Papel
- Única Product Designer do projeto
- Período
- Março a maio de 2026
- Setor
- Proteção de Dados & Compliance · Sistema Interno
- Time
- Tech Lead, engenharia, departamento jurídico e governança & compliance
- Entregas
- Discovery, Arquitetura da Informação, Design System, Protótipo Navegável e PRD
confidencialidade Projeto protegido por acordo de confidencialidade (NDA). O nome da plataforma, identidade visual, dados de negócio e telas com informações sensíveis foram omitidos ou descaracterizados. O processo de design, as decisões tomadas e os resultados proporcionais são autênticos.
Contexto e problema
A empresa precisava comprovar governança de dados pessoais para clientes grandes que auditam o fornecedor antes de assinar contrato. O inventário exigido pela LGPD era controlado numa planilha cujo preenchimento empacava a cada novo processo.
Cada linha do inventário dependia de um conjunto de áreas que mudava conforme o processo:
Quem liderava a atividade descrevia os dados recolhidos e a sua finalidade.
A equipe técnica especificava onde ficavam armazenados e se havia transferência internacional.
O jurídico e o compliance cobravam os prazos, geriam as versões da planilha e classificavam a base legal.
Antes de qualquer uma dessas respostas, alguém precisava descobrir quais processos existiam, o que só quem trabalhava em cada área sabia dizer.
O documento que a empresa precisava mostrar em auditoria dependia de uma coleta manual entre áreas, sem nada que garantisse que todas falassem a mesma língua.
Abordagem
Transformei o preenchimento de um processo em uma sequência de etapas guiadas. Como eram muitas informações, e parte delas dependia de outras áreas, o preenchimento podia ser salvo como rascunho e retomado do ponto onde parou.
Garantindo a padronização dos termos entre os processos
Para evitar que o mesmo dado aparecesse com nomes diferentes em processos diferentes, propus que a maior parte dos campos funcionasse como seleção, com termos já cadastrados. Porém, as listas não estavam fechadas: novos sistemas, fornecedores e tipos de dado iam aparecer conforme as áreas mapeassem seus processos, e continuariam aparecendo.
A solução: cadastros padronizados
Propus uma seção de configuração, acessível apenas ao compliance e ao jurídico, para cadastrar e editar as opções que mudam com o tempo:
Compliance e jurídico
Cadastram, editam e aprovam os termos
- Departamentos, com o responsável associado
- Sistemas usados pela empresa, terceiros e operadores
- Tipos de dado, comum e sensível
- Formas de obtenção dos dados
- Métodos de armazenamento e de compartilhamento
- + 6 cadastros, como bases legais e descarte
- + 8 cadastros, como tipos de dado, bases legais e descarte
+ 4 cadastros: base legal LGPD, base legal complementar, métodos de descarte e evidências de descarte
Formulário do processo
Campos com seleção padronizada a partir da base homologada
O fluxo guiado consumia as opções diretamente dessa base cadastral. Quando uma área precisava de um termo inédito — como um novo tipo de dado —, podia enviar uma solicitação, e o item só entrava na lista oficial após a validação do time de Compliance.
Isso resolveu dois problemas estruturais:
- 01 · Padronização
Em campos abertos, o mesmo dado seria registrado como CPF, CPF/RG ou cadastro de pessoa física, gerando duplicidade e inconsistência entre processos.
- 02 · Divisão de responsabilidade
O conhecimento técnico de TI é cadastrado uma única vez por quem realmente domina a infraestrutura. Se o servidor de uma ferramenta fica nos Estados Unidos, ao selecioná-la o sistema já vincula automaticamente a transferência internacional, sem exigir essa validação do usuário comum.
Processo
Entender um domínio que eu não conhecia
Compliance e proteção de dados ainda não faziam parte do meu repertório, então precisei estudar por conta própria para dominar os termos técnicos e as reais dores desse segmento. As sessões de discovery com o time jurídico foram fundamentais: cheguei a cada conversa munida de perguntas claras, sem receio de admitir termos que eu ainda não dominava.
Uma das minhas principais dúvidas, por exemplo, era se o sistema guardaria dados pessoais brutos. A resposta foi não: o sistema registra apenas metadados — mapeando onde o CPF está armazenado, quem o coletou e por quanto tempo deve ser retido, sem nunca armazenar o dado em si.
- Coleta
- Tratamento
- Compartilhamento
- Armazenamento
- Descarte
- Origem da coleta e base legal aplicável
- Finalidade do tratamento e área responsável
- Destinatários do compartilhamento e meio utilizado
- Sistema de armazenamento e país de destino
- Prazo de retenção e evidência de descarte
Recortar o MVP e definir a primeira entrega
O escopo inicial do cliente contemplava uma plataforma completa de governança: inventário de dados, atendimento aos titulares (DSAR), relatórios de impacto (RIPD) e matriz de risco, entre outras frentes. Defendi focarmos em entregas incrementais, já que desenvolver o sistema de uma só vez levaria meses e correria o risco de chegar descompassado em relação às necessidades reais do negócio.
Logo no segundo alinhamento, propus o inventário de dados pessoais como MVP:
O inventário era a entrega de valor imediato que comprovava conformidade nas auditorias de clientes.
Todas as outras frentes da plataforma dependiam desse mapeamento de dados como pré-requisito.
Impacto na estratégia de design: projetamos a interface já prevendo a expansão da plataforma, o que justificou investir na identidade visual e no design system desde o primeiro dia.
Elaborar o PRD e os Requisitos do Sistema
Com o recorte definido, entramos na fase de especificação. Cada campo daquela planilha precisava se transformar em requisito funcional: o que seria seleção fechada, texto livre, autopreenchimento, regras de validação ou limites de caracteres.
Foi nesse momento que consolidei os requisitos técnicos e as premissas do MVP no PRD.
- Mapeamento
Mapeei a planilha legada e estruturei a arquitetura de informação do novo fluxo.
- Preenchimento
Adotei o formato de Padrão de design de software que divide um processo longo ou complexo em uma série de etapas sequenciais e fáceis de gerenciar., dividindo um cadastro extenso em etapas guiadas e progressivas.
- Importação
Incluí a importação de planilhas como requisito essencial de migração.
O que isso mudou: a importação deixou de ser mero conforto e virou requisito crítico de migração, eliminando o retrabalho de quem já havia começado a preencher na planilha. Com isso, o sistema passou a oferecer dois caminhos de entrada: fluxo guiado passo a passo ou carga via planilha.
Desenhar a arquitetura da informação e as telas principais
Aqui as 24 colunas viraram um fluxo:
| O que havia | O que virou |
|---|---|
| Ordem da planilha, coluna a coluna | VirouCampos agrupados por contexto |
| Campo aberto em cada processo | VirouCampos preenchidos a partir dos cadastros padronizados |
| Planilha importada por inteiro ou nada | VirouFluxo inteligente de importação com resolução de divergências |
| Status de preenchimento | VirouStatus de conformidade em três níveis com visibilidade direta na listagem |
Levei a arquitetura e algumas telas montadas para validação com o jurídico e precisei ajustar alguns pontos:
Na etapa que eu havia desenhado, o envio de dados para outro departamento ou fornecedor e o envio para fora do país estavam no mesmo passo do fluxo e com o mesmo nome. A coordenadora jurídica me corrigiu durante a apresentação:
Quando a legislação fala em transferência, ela se refere especificamente à transferência internacional. Misturar os dois conceitos gera confusão no preenchimento e fragiliza a defesa da empresa numa auditoria.
- Transferência
- para outro departamento
- para fornecedor
- para fora do país
- Armazenamento
- onde e como
- por quanto tempo
- forma de descarte
- Compartilhamento
- Transferência internacional
- Armazenamento
- Descarte
Decidi pela troca do termo e pela inclusão de uma nova etapa focada inteiramente na transferência internacional, tanto para garantir clareza e coerência contextual a cada passo do fluxo, quanto para não sobrecarregar uma tela em que já havia muita informação a ser preenchida.
Na mesma conversa surgiu a observação sobre o descarte, que eu tinha imaginado dentro da etapa de armazenamento. Porém existiam mais informações a serem preenchidas, como métodos e evidências de descarte, o que justificou a realocação para uma etapa dedicada.
O que isso me ensinou: o ajuste não era de usabilidade pura, mas de vocabulário e rigor regulatório. Isso só veio à tona pelo design colaborativo com especialistas de negócio. Colocar uma tela navegável na frente de um especialista da área antecipa alinhamentos que o design sozinho jamais descobriria.
Construir o design system e a identidade visual
Após a validação das primeiras telas, dediquei uma etapa estruturada para criar a identidade visual e o design system do produto:
- Fundamentos
Paleta de cores, tipografia, naming, logotipo e diretrizes visuais do produto
- Componentes
14 famílias documentadas — ícones, tags, badges, avatares, botões, controles de seleção, steppers, inputs, dropdowns, listas, tabelas de dados, abas, headers e menu de navegação
- Padrões
Padrões para alta densidade — preenchimento com autocomplete por padrão, seleção em tags para categorias de dados, campos condicionais progressivos e menu lateral retrátil em overlay
Validação e iterações
Durante a última rodada de validação com o jurídico antes da entrega final, surgiram regras de negócio e necessidades específicas que ainda não tínhamos notado:
- Trilha de auditoria e histórico de edições: inclusão de registro de autor, data/hora e campos modificados, já que o preenchimento passa por múltiplos responsáveis antes de atingir conformidade total.
- Base legal complementar: campo opcional fora do rol padrão da LGPD, contemplando hipóteses respaldadas pela legislação civil ou trabalhista.
Eu havia desenhado o fluxo com base na versão 2 da planilha, e a versão 3 chegou na sexta-feira anterior à apresentação. Precisei correr contra o tempo para atualizar o protótipo e refletir a versão mais recente.
Impacto
| Dimensão | Resultado |
|---|---|
| Padronização de termos | A divergência de nomenclaturas entre os processos foi eliminada. |
| Centralização técnica | O conhecimento de infraestrutura passou a ser registrado uma única vez pela equipe de TI, integrando os cadastros padronizados do sistema. |
| Migração de legados | Planilhas existentes foram importadas com sucesso, eliminando o retrabalho manual para o time de compliance. |
| Eficiência operacional | Segundo os times jurídico e de compliance, o sistema reduziu de forma substancial o esforço e o retrabalho de consolidação do inventário. |